Notificación de NBISD de Derechos Bajo la Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA)
La Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA) garantiza ciertos derechos a padres y estudiantes mayores de 18 años de edad considerados “estudiantes elegibles” en referencia a expedientes académicos de los estudiantes. Estos derechos son:
- El derecho de inspeccionar y revisar el expediente académico del estudiante dentro de un período de 45 días desde el día en que el Distrito Escolar Independiente de New Braunfels (NBISD) reciba una solicitud para obtener acceso.
Los padres o estudiantes elegibles deberán solicitar por escrito al director de la escuela [o a un administrador correspondiente] el expediente que desean revisar. El administrador escolar hará los arreglos necesarios para otorgar acceso y notificará a los padres o al estudiante elegible el día y hora en que los expedientes podrán ser revisados.
- El derecho a requerir una enmienda al expediente académico del estudiante que el padre o estudiante elegible cree está incorrecto, o viola los derechos de privacidad bajo FERPA.
Si los padres o estudiantes elegibles desean que NBISD haga un cambio a algún expediente, deberán solicitar claramente por escrito al director de la escuela [o a un administrador correspondiente] el registro o porción del mismo que desean cambiar, y deberán especificar la razón por la que debe cambiarse. Si la escuela decide no cambiar el expediente, ésta notificará su decisión al padre o estudiante elegible así como su derecho a una audiencia para solicitar el cambio al expediente. Información adicional sobre la solicitud de esta audiencia será proporcionada al padre o estudiante elegible cuando se les notifique de dicho derecho.
- El derecho a proporcionar consentimiento escrito, autorizando a la escuela a divulgar información que identifique la identidad del estudiante o de sus expedientes, excepto cuando FERPA autorice divulgación sin consentimiento.
Existe una excepción, la cual permite divulgación sin consentimiento a personal de la escuela con interés educativo legítimo. Personal de la escuela es definido como una persona que trabaja para la escuela como administrador, supervisor, instructor, miembro de apoyo del plantel (incluyendo personal del cuerpo médico o personal del cuerpo de protección escolar), o un miembro del consejo directivo. Un administrador escolar también puede incluir un voluntario o contratista externo(a) a la escuela que proporciona un servicio o función institucional para la que la escuela normalmente utilizaría cualquiera de sus empleados y que está bajo control directo de la escuela con respecto al uso y mantenimiento de información de identidad de registros educativos, como abogados, auditores, consultores médicos, o terapeutas; padres o estudiantes voluntarios sirviendo en un comité educativo de carácter de disciplina; o padres, estudiantes, u otros voluntarios ayudando a un administrador escolar. Un administrador escolar posee un interés educativo legítimo si dicho oficial necesita revisar el expediente académico para cumplir con sus responsabilidades profesionales.
La escuela proporcionará sin consentimiento porciones del expediente académico del estudiante a oficiales de otro distrito escolar en el cual el estudiante desea inscribirse o ya ha sido inscrito únicamente si la divulgación es con el propósito de transferencia o inscripción. [NOTA: FERPA requiere que el distrito escolar haga un esfuerzo razonable para notificar a los padres del estudiante de que estos expedientes han sido requeridos a menos que esto sea incluido en la notificación anual con referencia a enviar registros según sean requeridos].
- El derecho de enviar una queja al Departamento de Educación de EE.UU. con referencia a irregularidades [de la Escuela] e incumplimiento de los requerimientos de FERPA. El nombre y dirección de la Oficina que administra FERPA es:
Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue, SW
Washington, DC 20202.
NBISD ha adoptado Reglas FL (LOCAL) en relación a Expedientes Académicos que proporciona a los padres los siguientes:
- El procedimiento para ejecutar el derecho de inspeccionar y revisar expedientes académicos.
El Distrito deberá tener disponibles los expedientes académicos para revisión por sus padres, tal como lo permite la ley. El encargado de los expedientes académicos deberá utilizar procedimientos razonables para verificar la identidad de la persona requiriendo los expedientes antes de divulgar información de identidad personal del estudiante.
Los expedientes podrán ser revisados sin costo y en persona durante horario regular de clases luego de recibir una solicitud por escrito al encargado de los expedientes. Para revisar en persona, el encargado de los expedientes deberá estar disponible para explicar el expediente y responder preguntas. La confidencialidad del expediente de los estudiantes deberá ser protegida en todo momento, y los expedientes a ser revisados deberán ser llevados únicamente a la oficina del director, superintendente, consejero, o cualquier otra área restringida designada por el encargado de los expedientes. Los registros originales de cualquier documento incluido en el expediente acumulado no podrá ser extraído de la escuela.
Copias del expediente estarán disponibles a un costo que deberá ser pagado por adelantado. Copias de expedientes deberán ser solicitadas por escrito. Se les negarán copias de expedientes a padres que no sigan el procedimiento adecuado, o que no paguen por las copias por adelantado. Si el estudiante califica para comida sin costo/reducido y los padres no pueden venir a ver los documentos durante el horario regular de clases, se requerirá solicitud por escrito de los padres para poder recibir una copia del expediente sin costo.
Los padres seguirán teniendo acceso a los expedientes de sus hijos bajo circunstancias específicas después que el estudiante cumpla 18 años de edad o asiste a una institución de educación post-secundaria. [Ver FL(LEGAL)].
- El procedimiento para requerir cambios a los expedientes bajo 34 C.F.R. 99.20.
El Distrito deberá informar por escrito dentro de un período de 15 días hábiles del Distrito a la persona requiriendo un cambio al expediente académico de su decisión, y si se negó el cambio, deberá informarles de su derecho a una audiencia. Si se requiere una audiencia, ésta deberá tomar lugar dentro de un período de diez días hábiles del Distrito después de recibir la solicitud para dicha audiencia.
Se les notificará por adelantado a los padres de la fecha, hora y lugar de la audiencia. Un administrador ajeno a los expedientes y que no tenga interés directo en la decisión de la audiencia conducirá la misma. Se les dará oportunidad a los padres de presentar evidencia y pueden ser representados a su costo durante la audiencia.
Los padres serán informados por escrito de la decisión de la audiencia dentro de un período de diez días hábiles del Distrito. La decisión será basada únicamente en la evidencia presentada en la audiencia y deberá incluir un resumen de la evidencia y razones para dicha decisión. Si la decisión niega la solicitud de cambio, se les informará a los padres que tienen un período de 30 días hábiles del Distrito para incluir en el expediente un comentario sobre la información que desean cambiar y/o incluir la razón por la cual están en desacuerdo con la decisión del Distrito.
- Regla para divulgar expedientes académicos bajo 34 C.F.R. 99.31(a)(1) que especifica el criterio para determinar a quién se determina como un oficial de la escuela y qué constituye un interés educativo legítimo.
Ver la lista a continuación sobre las cláusulas que las escuelas primarias y secundarias pudieran seguir sin tener consentimiento.
FERPA permite divulgación de información personal de los expedientes académicos de estudiantes sin consentimiento de los padres o de estudiantes elegibles si la divulgación cumple con ciertas condiciones incluidas en las reglas de FERPA bajo §99.31. Con excepción a divulgación a oficiales escolares, divulgación en relación a ordenes judiciales o legales, divulgación de información del directorio, y divulgación a los padres o estudiantes elegibles, §99.31 de las reglas de FERPA requieren a la escuela que registre la divulgación. Los padres y estudiantes elegibles tienen el derecho de inspeccionar y revisar el registro de dichas divulgaciones. La escuela podría divulgar información personal de los expedientes de un estudiante sin tener previo consentimiento de los padres o estudiante elegible –
- A otros oficiales escolares, incluyendo maestros dentro de la agencia o institución educativa en el cual la escuela determina que tienen intereses educativos legítimos. Esto incluye contratistas, consultores, voluntarios u otras personas a quien la escuela ha contratado para proporcionar servicios o funciones escolares, las cuales deberán cumplir con las condiciones estipuladas en §99.31(a)(1)(i)(B)(1) - (a)(1)(i)(B)(2). (§99.31(a)(1))
- A oficiales de otra escuela, sistema escolar, o institución educativa post secundaria para la cual el estudiante desea inscribirse o transferirse, o para la cual el estudiante ya ha sido inscrito y la divulgación es para propósitos relacionados con inscripción o transferencia del estudiante y está sujeta a los requerimientos de §99.34. (§99.31(a)(2))
- A representantes autorizados el la Contraloría General de los EE.UU., al Fiscal General de los EE.UU., al Secretario de Educación de los EE.UU., o a autoridades educacionales locales o estatales como la agencia educacional del estado en el Estado del padre o estudiante elegible. Divulgación bajo esta provisión se ejecutará bajo los requerimientos de §99.35, en conexión con una auditoría o evaluación de programas apoyados por el Estado o Entidad Federal, o para el cumplimiento de requerimientos legales Federales que están relacionados con estos programas. Estas entidades podrían hacer futuras divulgaciones de la información personal del estudiante fuera de las entidades designadas por ellos como sus representantes autorizados para conducir una auditoría, evaluación, o administración de una actividad en su nombre. (§§99.31(a)(3) and 99.35)
- En conexión con ayuda financiera para la cual el estudiante solicitó o ha recibido, y si la información es necesaria para determinar elegibilidad para recibir apoyo, determinar la cantidad del apoyo, determinar las condiciones del apoyo, o poner en efecto los términos y condiciones del apoyo financiero. (§99.31(a)(4))
- A oficiales estatales y locales, o a aquellas autoridades a quien se les otorga un estatuto Estatal con referencia al sistema de justicia juvenil y quien tenga poder de servir al estudiante de quien expedientes fueron divulgados, sujeto a §99.38. (§99.31(a)(5))
- A organizaciones haciendo estudios para o en representación de la escuela para: (a) desarrollar, validar o administrar evaluaciones predictivas; (b) administrar programas de ayuda para estudiantes; o (c) mejorar instrucción. (§99.31(a)(6))
- A organizaciones de acreditación, para poder llevar a cabo sus funciones correspondientes. (§99.31(a)(7))
- A padres de estudiantes elegibles, si el estudiante es un dependiente, para propósitos de impuestos del IRS. (§99.31(a)(8))
- Para cumplir con una orden judicial o una orden legal. (§99.31(a)(9))
- A oficiales adecuados en conexión con una emergencia de salud o de seguridad, sujeta a §99.36. (§99.31(a)(10)
- Para propósitos de información que la escuela haya designado como “información de directorio” bajo §99.37. (§99.31(a)(11))